Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego dostępnego pod adresem konferencja-kki.pl (dalej: „Serwis”), w tym osób rejestrujących się na konferencję za pośrednictwem Serwisu.

1.2. Polityka została przygotowana zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, a także ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (w zakresie plików cookies i komunikacji marketingowej).

1.3. Korzystanie z Serwisu, w tym z formularza rejestracyjnego, jest dobrowolne. Warunkiem skorzystania z niektórych funkcji Serwisu (np. rejestracji na konferencję) jest podanie określonych danych osobowych.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem Serwisu jest:

CREATIVE PROJECT POLAND spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Bratkowice 277, 36-055 Bratkowice, Polska KRS: 0000811651, NIP: 8133825927, REGON: 384753489 e-mail: agencja@event-up.pl tel.: 780 744 081

(dalej: „Administrator” lub „Organizator”).

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem pod wskazanym powyżej adresem e-mail lub telefonicznie.

3. Zakres i cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w Serwisie w dwóch głównych kontekstach.

3.1. Odwiedzający Serwis (dane analityczne)

Podczas przeglądania Serwisu automatycznie zbierane i przetwarzane mogą być następujące dane: adres IP, typ i wersja przeglądarki oraz systemu operacyjnego, rozdzielczość ekranu, typ urządzenia, odwiedzane podstrony, czas spędzony w Serwisie, źródło wejścia na stronę, przybliżona lokalizacja (na poziomie kraju/miasta) oraz dane zawarte w plikach cookies.

Dane te są zbierane za pomocą narzędzi:

• Google Analytics – narzędzie analityki internetowej dostarczane przez Google Ireland Limited, służące do analizy ruchu w Serwisie, statystyk odwiedzin i zachowań użytkowników;
• Google Search Console – narzędzie służące do monitorowania widoczności Serwisu w wynikach wyszukiwania Google; przetwarza przede wszystkim dane zagregowane dotyczące zapytań i pozycji strony w wyszukiwarce, nie identyfikuje bezpośrednio konkretnych użytkowników.

Cel przetwarzania: analiza ruchu w Serwisie, poprawa jego funkcjonalności i zawartości, statystyki odwiedzin, optymalizacja pod kątem wyszukiwarek internetowych.

3.2. Uczestnicy rejestrujący się na konferencję

Formularz rejestracji uczestników dostępny w Serwisie jest osadzony (jako iframe) i obsługiwany przez zewnętrzny system Syskonf, prowadzony przez:

Netventure Sp. z o.o. ul. Ojcowska 3, 02-918 Warszawa KRS: 0000347932, NIP: 521-35-53-406, REGON: 142229497

Za pośrednictwem formularza rejestracyjnego zbierane są następujące dane: rodzaj uczestnictwa (stacjonarne / online), płeć, imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania/korespondencyjny (ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość, kraj – pole opcjonalne), miejsce pracy, specjalizacja, numer prawa wykonywania zawodu (o ile dotyczy, pole opcjonalne), informacja o chęci zarezerwowania noclegu oraz treść ewentualnych uwag wpisanych przez uczestnika w polu „Uwagi”. Formularz wyświetla również informacyjne zestawienie opłat – udział w konferencji jest bezpłatny, kwota do zapłaty wynosi 0,00 zł.

Formularz zawiera ponadto odrębne oświadczenia/zgody składane przez uczestnika: akceptację regulaminu uczestnictwa (wymaganą do dokonania rejestracji), zgodę na otrzymywanie newslettera oraz informacji handlowych od Creative Project Poland Sp. z o.o. (dobrowolną, opartą na odrębnej zgodzie) oraz potwierdzenie zapoznania się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 13 RODO (wymagane do dokonania rejestracji).

Cel przetwarzania: przeprowadzenie procesu rejestracji uczestników bezpłatnej konferencji (w tym udziału stacjonarnego lub online), komunikacja związana z organizacją wydarzenia, obsługa rezerwacji noclegu (jeśli dotyczy), a także – wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej zgody – wysyłka newslettera i informacji handlowych.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy (rejestracja i udział w konferencji) lub podjęcia działań przed jej zawarciem;
• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w zw. z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej – zgoda użytkownika na przetwarzanie danych w zakresie plików cookies analitycznych oraz na otrzymywanie newslettera i informacji handlowych od Creative Project Poland Sp. z o.o. Zgoda ta jest w pełni dobrowolna i niezależna od możliwości dokonania rejestracji na konferencję, a jej niewyrażenie nie wpływa na możliwość udziału w wydarzeniu;
• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. przepisy podatkowo-księgowe);
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (np. analiza statystyczna ruchu w Serwisie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami).

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Netventure Sp. z o.o. (system Syskonf) – jako podmiot dostarczający i obsługujący system rejestracji uczestników. Dane przekazywane za pośrednictwem formularza rejestracyjnego są przetwarzane przez Netventure w zakresie i na zasadach określonych w umowie zawartej pomiędzy Administratorem a Netventure. Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez Netventure określa polityka prywatności dostępna pod adresem: https://www.syskonf.pl/polityka-prywatnosci/
• Google Ireland Limited – w związku z korzystaniem z narzędzi Google Analytics oraz Google Search Console;
• podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi hostingowe, informatyczne i księgowe, w zakresie niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania Serwisu i organizacji konferencji;
• w przypadku uczestników, którzy w formularzu zaznaczą chęć zarezerwowania noclegu, ich dane mogą zostać przekazane podmiotowi zapewniającemu zakwaterowanie, w zakresie niezbędnym do dokonania rezerwacji;
• organy państwowe uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Udział w konferencji jest bezpłatny, w związku z czym Serwis nie korzysta z zewnętrznego operatora płatności online.

Administrator nie sprzedaje ani nie udostępnia danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z narzędzi Google (Google Analytics, Google Search Console) dane mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w tym do Stanów Zjednoczonych. Google zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych poprzez zastosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz innych mechanizmów zgodności przewidzianych przepisami RODO. Więcej informacji: https://policies.google.com/privacy

7. Okres przechowywania danych

Dane uczestników zbierane w celu organizacji konferencji przechowywane są przez okres 12 miesięcy od zakończenia konferencji, chyba że dłuższy okres przechowywania wynika z przepisów prawa (np. przepisów podatkowo-księgowych – co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy). Dane analityczne (Google Analytics) przechowywane są zgodnie z ustawieniami retencji danych skonfigurowanymi na koncie Google Analytics Administratora. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do: dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO), sprostowania danych (art. 16 RODO), usunięcia danych – „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), przenoszenia danych (art. 20 RODO), wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (art. 21 RODO), a także cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem – w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody.

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w pkt 2 niniejszej Polityki. W zakresie danych przetwarzanych przez Netventure w ramach systemu Syskonf odpowiednie żądania można kierować także bezpośrednio do Netventure (dpo@syskonf.pl).

9. Prawo wniesienia skargi

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

10. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka), w szczególności w związku z działaniem Google Analytics. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika, umożliwiające m.in. rozpoznanie urządzenia i wyświetlenie strony dostosowanej do indywidualnych preferencji.

W Serwisie mogą być wykorzystywane następujące rodzaje cookies:

• niezbędne – konieczne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu;
• analityczne/statystyczne – wykorzystywane przez Google Analytics do zbierania zagregowanych informacji o sposobie korzystania z Serwisu.

Cookies analityczne/statystyczne są instalowane wyłącznie za zgodą użytkownika, wyrażoną poprzez odpowiednie ustawienia w banerze/komunikacie cookies wyświetlanym przy pierwszym wejściu do Serwisu. Zgodę można w każdej chwili wycofać, zmieniając ustawienia w banerze cookies lub w ustawieniach przeglądarki internetowej. Brak zgody na cookies analityczne nie ogranicza dostępu do treści Serwisu. Użytkownik może samodzielnie zarządzać plikami cookies poprzez zmianę ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym zablokować lub usunąć zapisane już pliki cookies.

11. Formularz rejestracyjny osadzony jako iframe

Formularz rejestracji na konferencję jest technicznie osadzony w Serwisie w formie ramki (iframe), ale jest fizycznie hostowany i obsługiwany na serwerach systemu Syskonf (Netventure Sp. z o.o.). Oznacza to, że dane wpisywane przez użytkownika w formularzu są przesyłane bezpośrednio do systemu Syskonf, a nie na serwery Administratora. System Syskonf może instalować własne pliki cookies w związku z działaniem formularza (np. w celu utrzymania sesji rejestracji). Szczegółowe informacje na ten temat zawiera polityka prywatności i informacja o cookies dostępna na stronie www.syskonf.pl.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe przetwarzane w Serwisie nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego skutki prawne wobec użytkownika lub w podobny sposób istotnie na niego wpływającego.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym zabezpieczenie przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, utratą lub zniszczeniem.

14. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w związku ze zmianą obowiązujących przepisów prawa, rozwojem technologii lub zmianą funkcjonalności Serwisu. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna w Serwisie.

15. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką prywatności zastosowanie mają przepisy RODO oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.